Los convenios pueden ser gestionados por iniciativa de cualquier unidad académica, de investigación o administrativa de la Universidad Tecnológica de Panamá (UTP), como también, a solicitud de una fuente externa, por ejemplo: universidades, empresas, instituciones gubernamentales, ministerios, fundaciones, etc.

1.  La unidad UTP o la otra parte interesada, deberán remitir a la Rectoría una nota dirigida al Sr. Rector, solicitándole  su anuencia para el trámite del convenio. La nota debe indicar objetivos claros y concisos; así como también la descripción del por qué es importante esta firma para ambas partes, la región o el país.

2.  Una vez aprobada la solicitud, Rectoría la remite a la Dirección de Extensión, quienes realizan las siguientes diligencias:

• Redactar y completar la información requerida y proceder  a la elaboración del borrador de convenio o memorándum, en conjunto con la Unidad UTP que hizo la solicitud.
• Coordinar con la contraparte la revisión de los diferentes artículos o acuerdos, según sea el caso; de haber diferencias, se reúne con las partes interesadas a fin de lograr acuerdos.
• Una vez que ambas partes estén de acuerdo con la redacción del documento, la Dirección de Asesoría Legal de ambas Instituciones deberán colocar su  visto bueno al mismo.
• Asesoría Legal UTP sellará y remitirá el documento a Rectoría, quien a su vez revisa, avala e imprime el documento en sello frío para su firma.

3. Una vez firmado el Convenio Marco, y/o Memorándum de Entendimiento o Acuerdo Específico,  la Dirección de Extensión tiene la responsabilidad de tramitar el Refrendo de la Contraloría General de la República de Panamá, para la cual las Empresas deberán suministrar la documentación e  información necesaria para este trámite.

Los documentos solicitados por la Contraloría General de la República, son:

• Convenio Original y copias.
• Compromiso presupuestario o de Verificado de la Dirección de Presupuesto.
• Acta de la reunión donde la Junta Directiva de la contraparte acordó la firma del Convenio (Únicamente para los casos en los cuales la contraparte no es una Sociedad Anónima.  Ejemplo: Fundaciones, ONG’s, etc.).
• Nota de solicitud o comunicaciones de la contraparte dirigidas a la UTP.
• Certificación del Registro Público del organismo (Dentro del año de vigencia).
• Copia de cédula o pasaporte del representante legal del organismo.
• Poder otorgado por el Representante Legal, autenticado por notario, cuando no sea él quien firma el Convenio.

Una vez refrendado, la Contraloría General de la República de Panamá, envía los dos ejemplares a la UTP. La Dirección de Extensión UTP lo publica en la web para el conocimiento público y envía un original para la Rectoría UTP y el otro a la contraparte para sus controles.

Luego de refrendado el convenio se da inicio a la colaboración académica, científica y cultural entre ambas partes y las unidades gestoras deberán remitir periódicamente a la Dirección de Extensión a través del formato de proyectos logrados, todas las actividades que se generen con la firma de este convenio.