Los convenios pueden ser gestionados por iniciativa de cualquier unidad académica, de investigación o administrativa de la Universidad Tecnológica de Panamá (UTP), como también, a solicitud de una fuente externa, por ejemplo: universidades, empresas, instituciones gubernamentales, ministerios, fundaciones, etc.

1.  La nota de intención de convenio debe ser presentada por la otra parte interesada y estar dirigida al Sr. (a) Rector (a), solicitando  su anuencia para el trámite del convenio. La solicitud debe indicar objetivos claros y concisos; así como también la descripción del porqué es importante esta firma para ambas partes, la región o el país.

Dicha misiva puede ser remitida mediante los siguientes canales:

1. La Unidad Gestora (U/G), Unidad en UTP que propone el convenio, remite la intención presentada por la organización con una nota a la Rectoría a fin de brindar más detalles sobre los beneficios, compromisos y proyectos a desarrollar, etc., lo cual refuerza la solicitud de la organización. 
2. La organización remite la nota de intención de convenio directamente a la Rectoría mediante los correos: rectoria@utp.ac.pa, emily.delgado@utp.ac.pa y copia a vinculacionutp.empresa@utp.ac.pa.  

2.  La solicitud es revisada por la Rectoría, donde podrían darse los siguientes escenarios:

1. Se imparten instrucciones a la Dirección Nacional de Extensión (DNE) y/o U/G a fin de evaluar y recomendar.
2. Se aprueba el convenio y se envía a la DNE para el trámite.
3. No se aprueba el convenio. Se remite comunicación escrita a la organización, con copia a la unidad gestora. 

En caso de ser aprobada la solicitud, Rectoría la remite a la DNE, quienes realizan las siguientes diligencias:

• Redactar, completar la información requerida y proceder  a la elaboración del borrador de convenio o acuerdo específico, en conjunto con la U/G de la UTP.
• Coordinar con la contraparte la revisión de los diferentes artículos o acuerdos, según sea el caso; de haber diferencias, se reúne con las partes interesadas a fin de lograr acuerdos.
• Una vez que ambas partes estén de acuerdo con la redacción del documento, la unidad de Asesoría Legal de ambas Instituciones deberán colocar su  visto bueno al mismo.
• Asesoría Legal UTP sellará y remitirá el documento a Rectoría, para revisión, impresión en papel frío y en coordinación con la DNE y la organización, se procede a la firma del documento mediante acto protocolar o por escritorio.   

3. Una vez firmado el Convenio Marco o Acuerdo Específico, la DNE tiene la responsabilidad de tramitar el refrendo ante la Contraloría General de la República de Panamá, para lo cual la organización externa deberá suministrar los siguientes documentos, los cuales son de cumplimiento obligatorio: 

Organizaciones de carácter privado:

• Nota de intención de convenio dirigida a la UTP.
• Copia de cédula o pasaporte del representante legal.
• Copia del Registro Público de Panamá.  (Vigencia de 1 año) 
• Acta de la reunión donde la Junta Directiva o de Accionistas, aprueba la suscripción del Convenio con la UTP, o, en su defecto, poder debidamente otorgado al signatario que lo faculte para suscribir este tipo de acuerdos en representación de la organización. 
• Poder otorgado por el Representante Legal, autenticado por notario, cuando no sea él quien firma el Convenio.

Organizaciones de carácter público:

• Nota de intención de convenio dirigida a la UTP.
• Copia de cédula o pasaporte del representante legal.
• Resolución o documento de creación de la institución (si aplica). 
• Copia de acta o resolución de nombramiento del representante legal. 

Una vez refrendado, la Contraloría General de la República de Panamá, envía los dos ejemplares a la UTP. La DNE de la UTP lo publica en la página web para el conocimiento público y envía un original para la Rectoría UTP y el otro a la contraparte para sus controles.

Luego de refrendado el convenio se da inicio a la colaboración académica, científico y cultural entre ambas partes y las U/G deberán remitir periódicamente a la DNE a través del formato de Logrados Alcanzados, todas las actividades que se generen con la firma de este convenio.